En raison d’une demande fréquente d’informations sur l’obligation de conserver les dossiers médicaux, nous reprenons ici un extrait d’un bulletin d’information tarifaire datant de 2020, qui reste valable:
Ajout: La déclaration de protection des données pour la collecte de données statistiques fait également partie d’un dossier médical et doit être conservée en conséquence (sous forme numérique ou papier).
Doublement du délai de prescription pour les dommages corporels: nouvelles dispositions à partir du 1er janvier 2020
Le nouveau délai de prescription est régi par le code des obligations et concerne toutes les personnes en Suisse, donc pas seulement les professionnel·le·s de la santé (le délai de prescription passe de dix à vingt ans pour les victimes de dommages corporels, cf. notamment art. 128a CO, annexe en PDF): voir aussi ici et communiqué du département fédérl de Justice et Police
De quoi s’agit-il? Article du «Bulletin des médecins suisses»: https://bullmed.ch/article/doi/saez.2018.17423
Quelle signification pour les sages-femmes?
Contexte
En Suisse, il n’existe pas de dispositions légales régissant l’obligation de conserver les dossiers médicaux. Or, suite aux modifications qui prennent effet en 2020, le délai d’archivage est désormais fixé à vingt ans. A l’heure actuelle, il n’est pas encore possible de prévoir si et comment les cantons réagiront à ces modifications, en établissant par exemple leurs propres règles en matière d’archivage de documents médicaux.
La FSSF recommande toutefois de conserver dès maintenant les dossiers médicaux pendant vingt ans.
Ainsi, en cas de procès ultérieur – par exemple pour des indemnisations réclamées en cas de dommages corporels ou d’homicides involontaires – les entreprises et fournisseurs individuels de prestations seront assurés de disposer de preuves très utiles. Cela concerne particulièrement les cas pour lesquels une action en justice est probable ou lorsque des signes de mécontentement se manifestent chez les patient·e·s ou les proches.
A noter:
Selon la doctrine et la jurisprudence en vigueur, l’archivage des dossiers médicaux peut tout simplement être numérique, à condition de respecter les critères ci-après et sans nécessité de garder les originaux:
- Dans la mesure du possible, tous les documents qui peuvent servir de preuves sont à conserver (il est indiqué de les photocopier ou scanner avant de les transmettre ou de les détruire).
- La protection des données doit être garantie (notamment: pas de consultation par des personnes non autorisées et pas d’archivage de documents non indispensables contenant des données personnelles).
- Afin que les documents puissent être utilisés comme preuves, ils doivent pouvoir être imprimés sur papier (même après vingt ans).
Chaque sage-femme doit donc décider pour elle-même quels efforts et quels coûts elle souhaite investir dans l’archivage de tous ses dossiers médicaux pendant vingt ans.
A vérifier:
Chaque sage-femme doit prendre contact avec son assurance de responsabilité civile et se faire confirmer par écrit que cette nouvelle situation est couverte par la protection juridique, et aussi comment les années après la cessation d’activité sont réglementées.
Pour les membres qui ont conclu leur assurance de responsabilité civile professionnelle auprès de Zurich Assurance, via l’accord-cadre avec la FSSF:
Zurich Assurance a informé la FSSF que toutes leurs assurances respectent les conditions légales. Les sages-femmes assurées auprès de la Zurich n’ont donc pas besoin de contacter cette dernière à ce sujet.
L’assurance doit toujours donner suite, pour autant que le sinistre déclaré ait eu lieu au cours de la période pendant laquelle la sage-femme était assurée et que la prime ait été payée. Une personne de 80 ans peut donc être poursuivie en justice pour un cas qui s’est produit vingt ans plus tôt. Si à cette époque-là la prime était payée, l’assurance est responsable et doit agir, même si la police d’assurance a été résiliée bien des années plus tard pour cause de cessation d’activité.
Archivage en ligne des dossiers médicaux dans le cloud de Gammadia SA (logiciel «Mooncare»)
Les sages-femmes sous contrat avec Gammadia SA qui utilisent l’archivage en ligne ont la garantie d’avoir accès à tous leurs dossiers après avoir cessé leur activité.
Chaque sage-femme doit donc décider pour elle-même quels efforts et quels coûts elle souhaite investir pour l’archivage de tous ses dossiers médicaux pendant vingt ans et si, en plus de l’archivage numérique, elle souhaite conserver les originaux sous forme papier ou sous forme électronique (clé USB, disque externe de niveau technologique le plus récent).